Manual Financeiro e de Cobranças — Omni Atendimento

Versão: 1.0
Atualizado em: 17 de setembro de 2026
Público: responsáveis financeiros das empresas clientes
Suporte: [email protected]

1. Finalidade deste manual

Este manual explica por que seu e-mail foi cadastrado, quais comunicações financeiras poderá receber e como conferir e pagar uma cobrança do Omni Atendimento com segurança.

As condições comerciais, valores, vencimentos, reajustes, descontos, multas, juros, carência e cancelamento são definidos no contrato e na fatura da sua empresa. Este manual descreve o procedimento operacional e não altera o contrato.

2. Seu e-mail como contato financeiro

Ao cadastrar uma empresa, a Omni registra um endereço específico para comunicações financeiras. Esse endereço pode receber, conforme o contrato e a situação da conta:

• boas-vindas e confirmação do cadastro financeiro;
• faturas;
• boleto, linha digitável e segunda via;
• QR Code e código PIX copia e cola;
• instruções de autorização do Pix Automático;
• aviso de vencimento ou atraso;
• confirmação de pagamento;
• aviso de cancelamento, devolução ou correção de cobrança;
• comunicações sobre alteração relevante no ciclo financeiro.

Ser cadastrado como contato financeiro não cria automaticamente uma conta de acesso ao Omni Atendimento e não concede permissão para ver conversas, contatos ou a operação da empresa. Se você também precisar usar o sistema, o administrador da sua empresa deve criar ou convidar seu usuário separadamente.

3. Remetente e canal de atendimento

As comunicações automáticas são enviadas como:

Omni Atendimento <[email protected]>

Essa caixa não é monitorada. Para tirar dúvidas, corrigir cadastro, pedir segunda via ou informar divergência, escreva para:

[email protected]

O fato de uma mensagem exibir esse remetente não dispensa as demais verificações de segurança. Endereços podem ser falsificados em tentativas de fraude; confira também empresa, valor, vencimento, beneficiário e contexto da cobrança.

4. O que conferir nas boas-vindas

Ao receber a confirmação de cadastro financeiro, confira:

• razão social e nome fantasia da empresa;
• se o endereço realmente pertence ao responsável financeiro;
• forma de pagamento padrão, quando informada;
• canal oficial de suporte;
• link deste manual.

Se você não reconhece a empresa ou não deveria receber essas comunicações, não ignore silenciosamente. Avise [email protected] para que o cadastro seja verificado e corrigido.

5. Fatura, cobrança e pagamento

Esses termos representam etapas diferentes:

Uma mesma fatura pode precisar de uma nova tentativa de cobrança, por exemplo quando um PIX expira, um boleto é cancelado ou a forma de pagamento muda. Por isso, sempre use a versão mais recente confirmada pela Omni e não pague duas cobranças da mesma competência sem esclarecimento.

6. Como ler uma cobrança

Antes de pagar, confirme no e-mail ou documento:

1. empresa pagadora: sua razão social ou nome;
2. competência: mês ou período cobrado;
3. valor: total da fatura depois de descontos ou ajustes;
4. vencimento: data-limite apresentada;
5. meio de pagamento: boleto, PIX ou modalidade autorizada;
6. identificação: referência da fatura/cobrança;
7. beneficiário/recebedor: dados apresentados pelo banco antes da confirmação;
8. situação: pendente, registrada, paga, vencida, cancelada ou equivalente.

Se valor, empresa, competência ou beneficiário estiverem diferentes do esperado, interrompa o pagamento e procure o suporte.

7. Pagamento por boleto

O boleto pode ser enviado com PDF, link seguro e linha digitável. Dependendo da emissão, ele também pode ser híbrido e apresentar uma opção PIX.

Passo a passo

1. abra o boleto recebido para a empresa e competência corretas;
2. confira valor e vencimento;
3. no aplicativo ou internet banking, leia o código de barras ou cole a linha digitável;
4. confira os dados exibidos pelo banco;
5. conclua somente se os dados forem coerentes;
6. guarde o comprovante até a confirmação.

Segunda via

Se o boleto venceu, foi cancelado ou apresenta erro, não altere manualmente a linha digitável e não use um documento antigo. Solicite uma segunda via em [email protected], informando empresa, competência e vencimento.

Cancelamento em processamento

O cancelamento bancário pode ser assíncrono. Um boleto pode continuar pagável por algum tempo depois da solicitação. Se você recebeu aviso de cancelamento, não pague até obter a cobrança substituta ou a confirmação do suporte.

8. Pagamento por PIX imediato

O PIX imediato normalmente é apresentado como QR Code e código copia e cola.

Passo a passo

1. no aplicativo do banco, escolha pagar por PIX;
2. leia o QR Code ou cole o código completo;
3. confira recebedor, valor e descrição;
4. confirme o pagamento;
5. guarde o comprovante.

O QR Code ou código pode expirar. Se o banco informar que a cobrança não existe, está expirada ou foi removida, não tente reconstruir o código: solicite uma nova cobrança.

9. PIX com vencimento

O PIX com vencimento possui data definida e pode continuar disponível depois dela, sujeito às regras de multa, juros ou desconto configuradas na cobrança. O aplicativo do banco deve apresentar o valor efetivo antes da confirmação.

Se o valor mostrado pelo banco divergir do documento ou do contrato, não pague antes de confirmar com a Omni.

10. Pix Automático

No Pix Automático, o cliente concede uma autorização no aplicativo da própria instituição financeira. Depois de aprovada, cobranças de ciclos futuros podem ser apresentadas ou debitadas conforme a autorização e as regras do banco.

Autorização

1. confira a solicitação enviada pela Omni;
2. abra o fluxo no aplicativo do banco;
3. confira recebedor, periodicidade, limite e data de início;
4. aprove somente se estiver de acordo;
5. consulte no banco a situação da autorização.

Cancelamento

O cancelamento da recorrência e o cancelamento do contrato são assuntos relacionados, mas não necessariamente a mesma operação. Se desejar encerrar o serviço, siga também o procedimento contratual. Cancelar apenas a autorização no banco pode deixar uma fatura pendente por outro meio.

11. Cartão e outros meios

Se uma fatura indicar cartão ou outro meio, siga somente o fluxo oficial informado para o contrato. Nunca envie número completo do cartão, código de segurança ou senha por e-mail. A equipe da Omni não deve solicitar esses dados em mensagem comum.

12. Confirmação e prazo de conciliação

O comprovante do banco confirma que uma ordem foi realizada, mas a situação da fatura depende da conciliação do pagamento. O tempo pode variar conforme o meio, o banco e o horário.

Se você pagou e a cobrança continua pendente:

1. não pague novamente;
2. confira se a transação foi concluída no banco;
3. aguarde o prazo normal de compensação do meio utilizado;
4. se persistir, envie ao suporte empresa, competência, valor, data e identificação da transação;
5. compartilhe comprovante somente pelo canal indicado, ocultando dados sem relação com a verificação.

13. Vencimento, atraso e bloqueio

Uma fatura vencida pode receber encargos e passar por prazo de tolerância, conforme o contrato. A continuidade do atraso pode resultar em limitação ou suspensão do serviço.

Ao perceber que não será possível pagar no vencimento, contate a Omni antes da data. Uma conversa com o suporte não altera automaticamente a cobrança; a mudança só vale quando formalmente confirmada.

Depois do vencimento:

• não pague uma cobrança marcada como cancelada;
• confirme o valor atualizado;
• solicite nova via se o meio tiver expirado;
• guarde a comunicação de eventual acordo.

14. Desconto, isenção, multa e juros

O valor final deve aparecer na fatura ou no banco antes do pagamento.

• Desconto: reduz o valor nas condições apresentadas.
• Isenção: dispensa uma cobrança ou período conforme registro formal.
• Multa: encargo aplicado segundo a regra de atraso.
• Juros: encargo associado ao tempo de atraso.

Não desconte valores por conta própria. Se houver crédito, acordo ou divergência, solicite a correção antes de pagar.

15. Cancelamento e substituição de cobrança

Quando uma cobrança é substituída:

1. identifique a mensagem mais recente;
2. confira se a anterior foi marcada como cancelada ou não deve ser usada;
3. pague somente a versão confirmada;
4. em caso de dúvida, informe ao suporte as duas identificações.

Uma cobrança cancelada não apaga o histórico da fatura. O registro é mantido para permitir rastreamento e conciliação.

16. Devolução e pagamento em duplicidade

Se houver pagamento em duplicidade ou devolução combinada:

1. não compartilhe senha ou acesso bancário;
2. envie os comprovantes e as referências ao suporte;
3. aguarde a análise e a confirmação do procedimento;
4. no caso de devolução PIX, acompanhe também o estado no banco;
5. guarde a confirmação final.

A devolução não apaga o pagamento original: os dois eventos permanecem no histórico financeiro.

17. Como reconhecer tentativa de fraude

Desconfie quando a mensagem:

• cria urgência incomum ou ameaça fora do procedimento contratual;
• pede senha, token, código de recuperação ou acesso remoto;
• solicita dados completos de cartão por resposta de e-mail;
• muda beneficiário ou conta sem explicação formal;
• envia valor ou competência que você não reconhece;
• usa domínio parecido, mas diferente de omniatendimento.com.br;
• apresenta link encurtado ou destino diferente do texto mostrado;
• envia arquivo executável, macro ou formato inesperado;
• orienta ignorar o procedimento de conferência da empresa.

Em caso de suspeita

1. não clique, não pague e não responda;
2. abra um novo e-mail para [email protected], sem usar o botão Responder da mensagem suspeita;
3. informe empresa, assunto, remetente e horário;
4. anexe a mensagem original quando possível, sem encaminhar credenciais;
5. avise a área de segurança da sua empresa.

18. Alterar o e-mail financeiro

Para trocar o destinatário:

1. o representante autorizado da empresa solicita a alteração a [email protected];
2. informa razão social, documento da empresa, endereço atual e novo endereço;
3. cumpre a validação de identidade ou autoridade solicitada;
4. aguarda a confirmação no novo endereço;
5. confere se cobranças já emitidas precisam ser reenviadas.

Uma alteração não muda retroativamente o destinatário registrado no histórico de mensagens anteriores.

Use, preferencialmente, uma caixa funcional monitorada, como [email protected], com controle de acesso e continuidade durante férias ou desligamentos.

19. Mensagem não recebida

Se uma fatura esperada não chegou:

1. pesquise por [email protected];
2. verifique spam, lixo eletrônico e quarentena corporativa;
3. confirme com o administrador qual e-mail financeiro está cadastrado;
4. peça à equipe de TI que valide bloqueio do domínio;
5. solicite reenvio ao suporte, informando empresa e competência;
6. não espere o vencimento para comunicar o problema.

O não recebimento do e-mail não altera automaticamente obrigações e datas contratuais. Mantenha um controle interno dos vencimentos esperados.

20. Divergência de valor ou cadastro

Antes de pagar, escreva para o suporte e informe:

• razão social e documento da empresa;
• competência e identificação da fatura;
• valor recebido e valor esperado;
• vencimento;
• descrição objetiva da divergência;
• documento de apoio, se necessário e seguro.

Não edite boleto, PDF, QR Code ou código PIX. Aguarde uma correção formal ou uma cobrança substituta.

21. Proteção de dados financeiros

• Restrinja o acesso à caixa financeira.
• Ative os recursos de segurança oferecidos pelo provedor de e-mail.
• Não encaminhe cobranças a listas abertas ou grupos desnecessários.
• Armazene comprovantes conforme a política contábil e de retenção.
• Oculte saldos, outras transações e dados sem relação ao compartilhar comprovantes.
• Não inclua senha, token ou dado completo de cartão em solicitação de suporte.
• Revogue o acesso à caixa quando uma pessoa deixar a função.

22. Checklist antes de pagar

• [ ] Reconheço a empresa e a competência.
• [ ] O valor confere com a fatura e o contrato.
• [ ] O vencimento está correto.
• [ ] Estou usando a cobrança mais recente.
• [ ] A cobrança não está cancelada.
• [ ] O banco mostra o recebedor esperado.
• [ ] O e-mail não pede senha, token ou acesso remoto.
• [ ] Não existe outro pagamento da mesma competência.
• [ ] Em caso de divergência, confirmei com o canal oficial.

23. Rotina recomendada para o financeiro

Ao receber uma cobrança

• registrar competência, valor, vencimento e referência;
• conferir os dados;
• programar o pagamento;
• guardar a mensagem original.

Depois do pagamento

• guardar o comprovante;
• conciliar com a fatura;
• acompanhar a confirmação;
• não repetir o pagamento apenas porque a confirmação não foi imediata.

Periodicamente

• confirmar se a caixa financeira continua monitorada;
• revisar autorizações recorrentes;
• conferir pagamentos em aberto;
• atualizar o contato financeiro quando houver mudança de responsável;
• revisar permissões da caixa de e-mail.

24. Como pedir suporte

Envie um e-mail para [email protected] com:

• razão social e nome fantasia;
• CNPJ ou CPF cadastrado, quando necessário à identificação;
• nome e função do solicitante;
• competência da fatura;
• valor e vencimento;
• identificação da fatura ou cobrança;
• descrição da solicitação;
• comprovante, quando aplicável.

Para sua segurança, nunca envie:

• senha do Omni, e-mail ou banco;
• token ou código de autenticação;
• código de segurança do cartão;
• chave privada ou credencial de integração;
• extrato completo quando apenas uma transação for necessária.

25. Perguntas frequentes

O e-mail financeiro permite entrar no sistema?

Não. O cadastro financeiro serve para comunicações de cobrança. Um acesso ao sistema deve ser criado ou convidado pelo administrador.

Posso responder ao e-mail automático?

Não conte com essa resposta. Escreva diretamente para [email protected].

Recebi duas mensagens porque sou administrador e financeiro. É erro?

Não necessariamente. Quando o mesmo endereço exerce os dois papéis, ele recebe uma comunicação administrativa e outra financeira, com finalidades distintas.

Posso pagar uma cobrança antiga que ainda aparece válida no banco?

Não sem conferir. Use a cobrança mais recente ou confirme com o suporte, principalmente se houve cancelamento ou reemissão.

Paguei duas vezes. O que fazer?

Envie as duas referências e comprovantes ao suporte. Não compartilhe acesso bancário.

O PIX expirou. Posso usar a mesma chave diretamente?

Não substitua a cobrança por uma transferência avulsa sem orientação. Solicite um novo código.

Não reconheço o cadastro da empresa.

Não pague nem clique nos links. Avise o suporte por uma nova mensagem enviada ao endereço oficial.

O serviço será liberado imediatamente após o pagamento?

A atualização depende da confirmação e conciliação do meio de pagamento. Se a conta permanecer limitada depois do prazo esperado, contate o suporte.

26. Glossário

Em caso de dúvida ou divergência, interrompa o pagamento e escreva para [email protected] por uma nova mensagem. Nunca envie senha, token, código de autenticação ou dado completo de cartão.